Отчётность селлера в налоговую: что и когда сдавать

Объём оборота на состав отчётности почти не влияет. Влияют три вещи, и они складываются друг с другом:

1. Юридический статус — самозанятый, ИП или ООО
2. Налоговый режим — НПД, упрощёнка, общая система, и появился ли НДС
3. Есть ли сотрудники — это самый резкий скачок в объёме отчётности за всю жизнь магазина

На НПД деклараций не существует, книга учёта не ведётся, налог считает сама налоговая по данным приложения. Это главное преимущество режима. Но пустым он не является:

• Доход отражается через чеки: порядок их формирования при работе через посредника определяется договором с площадкой — уточните, кто и как их выставляет
• Налог начисляется ежемесячно и уплачивается в установленный срок
• Годовой лимит дохода контролируете вы сами — его превышение выводит из режима, см. статью лимит самозанятого
• Ограничение по характеру товара тоже на вашей ответственности: перепродажа на НПД запрещена

То есть отчётности нет, а обязанность правильно определять доход — есть. И считается он, как и у всех остальных, по полной сумме реализации из отчётов площадки, а не по поступлениям на карту.

Самый массовый вариант у продавцов маркетплейсов. Набор компактный и вполне подъёмный:

• Декларация по УСН — один раз в год за прошедший год
• Авансовые платежи по итогам первого квартала, полугодия и девяти месяцев, и годовой налог
• Уведомления об исчисленных суммах — нужны там, где деньги списываются раньше декларации, в том числе по авансам
• Страховые взносы за себя — фиксированная часть и дополнительный процент, см. статью страховые взносы ИП
• Книга учёта доходов и расходов — ведётся постоянно, но не сдаётся: её представляют по требованию налоговой

Наём первого работника меняет объём отчётности сильнее, чем любой рост оборота. У ООО набор шире изначально.

Логика НДС на упрощёнке и подготовка к переходу через порог разобраны в статье НДС для селлера.

Не запоминайте даты — запомните ритм. Он устойчив, а конкретные числа каждый год смотрите в налоговом календаре.

• Ежемесячно — уведомления и платежи там, где они предусмотрены вашей конструкцией; у ИП без работников этот слой почти пустой
• Ежеквартально — авансовый платёж по упрощёнке; при НДС добавляется квартальная декларация
• Раз в год, весной — декларация по упрощёнке и годовой налог. У организаций срок раньше, чем у предпринимателей
• В конце года — фиксированная часть страховых взносов
• В следующем году — дополнительная часть взносов, когда годовой доход уже известен

Отчётность — вершина, а под ней должна лежать первичка. У продавца маркетплейса она специфическая: главный документ формирует не он сам, а площадка.

1. Отчёты о реализации — основной документ и по доходам, и по удержаниям площадки. Выгружайте и храните каждый период
2. Документы на закупку — накладные, счета, договоры с поставщиками: на объекте «Доходы минус расходы» без них расход не примут
3. Договоры и акты по услугам — реклама, фулфилмент, дизайн, логистика
4. Банковские выписки — подтверждают движение денег, но не заменяют отчёты площадки
5. Документы на товар — разрешительные документы и маркировка: это отдельный контур, см. закрывающие документы

Практический момент: отчёты площадок доступны в кабинете ограниченное время, а хранить документы нужно годами. Выгружайте их регулярно и складывайте в понятную структуру папок по периодам — это тридцать секунд в неделю сейчас и спасённые нервы при запросе через два года.

Последствия зависят от того, что именно пропущено, и различаются принципиально.

• Не сдана декларация — штраф, который растёт с каждым месяцем просрочки, а после установленного срока налоговая вправе приостановить операции по счетам
• Не уплачен налог вовремя — пени за каждый день; при наличии положительного сальдо на едином счёте ситуация мягче
• Не подано уведомление — деньги лежат на счёте, но обязательство не закрыто, и пени начисляются, хотя формально вы «заплатили»
• Не сданы сведения по работникам — отдельные штрафы, часто на каждое лицо

Если срок уже пропущен — не ждите требования: сдайте отчёт и доплатите как можно быстрее, добровольное исправление почти всегда обходится дешевле. Что налоговая видит о вашем магазине и как реагировать на её вопросы — в статье что проверяет налоговая у селлера. Статья описывает общий порядок; состав и сроки вашей отчётности определяются вашей конструкцией бизнеса и уточняются с бухгалтером.