Учёт товара в пути: поставки, приёмка и возвраты в остатках

Товар в пути — это деньги, которые уже вышли из оборота, и запас, которого ещё нет в продаже. Обе стороны этой формулы влияют на решения, и обе выпадают из картины, если вести учёт только по остаткам кабинета.

• Закупка. Без учёта пути партия заказывается второй раз — деньги замораживаются, а через месяц на складе оказывается двойной запас
• Продажи. Если считать поставку уже приехавшей, легко пропустить момент, когда товар кончится, и потерять позиции карточки из-за нулевого остатка
• Финансы. Оплаченная, но не доехавшая партия — крупная строка в оборотном капитале, которую нельзя не учитывать в плане платежей
• Инвентаризация. Товар в пути — причина расхождения номер один при сверке своего учёта с данными площадки

Путь до продажи распадается на этапы, и площадка видит только его вторую половину:

Первые три этапа полностью на вашей ответственности, и именно они чаще всего нигде не записаны. Сроки здесь длиннее всего, особенно при импорте, — а значит, и деньги заморожены дольше.

Юридически момент перехода права собственности определяется договором с поставщиком: у одних условий это отгрузка со склада продавца, у других — получение товара покупателем. Управленческий учёт может быть проще, но правило нужно зафиксировать один раз и не менять.

1. Заведите партию в момент оплаты. Даже если товар ещё не отгружен: деньги ушли, обязательство поставщика есть
2. Переводите в состояние «в пути» при отгрузке, с плановой датой прибытия — она нужна для расчёта следующей закупки
3. Приходуйте по факту приёмки, а не по накладной: в остаток попадает то, что реально принято
4. Разницу между отгруженным и принятым фиксируйте отдельно — это не «уточнение цифры», а расхождение, которое требует разбора

Приёмка — самый уязвимый этап всего пути: товар физически меняет владельца хранения, и именно здесь появляются расхождения, которые потом месяцами ищут в отчётах.

• Расхождение план и факт. В поставке заявлено одно количество, принято другое — причины бывают от ошибки комплектации до потери коробки
• Пересорт. Одна позиция оприходована вместо другой: по одному артикулу излишек, по другому недостача на то же число
• Брак при транспортировке. Повреждённая упаковка, товар не принят или принят как негодный
• Ошибки маркировки. Нечитаемые штрихкоды и неверные этикетки приводят к задержке или отказу в приёмке
• Лимиты и коэффициенты. Стоимость и доступность приёмки зависят от загрузки склада, и на перегруженном направлении поставка может подорожать или встать в очередь — прикинуть расход можно в калькуляторе приёмки

Единственный надёжный способ не терять штуки — сверять план и факт сразу после оприходования, пока свежи документы и есть время на обращение. Готовая форма для этого есть в шаблоне приёмки поставки: заявлено, принято, разница, причина, действие.

Вторая половина «пути» — обратная. Невыкупленный или возвращённый товар какое-то время не принадлежит ни продажам, ни остаткам, и в этот период его особенно легко потерять из виду.

• Невыкуп. Покупатель не забрал заказ — товар едет обратно на склад и через время снова становится доступным к продаже
• Возврат после получения. Проходит проверку: годный возвращается в продажу, негодный переводится в брак
• Возврат с дефектом. В остаток не вернётся, но продолжает числиться до списания или вывоза
• Возврат на склад продавца. По схеме FBS товар возвращается вам — и должен попасть в ваш физический остаток

Для учёта важно, что возвраты удлиняют цикл: единица, ушедшая к покупателю, может вернуться в продажу через заметное время, а может не вернуться вовсе. Планировать поставку, считая все возвраты будущим доступным остатком, — верный способ получить дефицит. Как устроена обратная логистика и во что она обходится, разобрано в статье про логистику возвратов.

Для управления закупкой нужна не одна цифра остатка, а три разных показателя. Путать их — источник большинства ошибок планирования:

Практический ориентир для закупки: сравнивать нужно ожидаемый остаток с прогнозом продаж на срок поставки плюс страховой запас. Форма для такого расчёта есть в шаблоне расчёта поставки — в нём товар в пути учитывается отдельной строкой, а не растворяется в общем остатке.

У товара в пути есть вторая, финансовая сторона. Оплаченная партия — это капитал, который выведен из оборота на весь срок доставки и приёмки. Чем длиннее плечо, тем больше денег «едет» одновременно, и тем выше требования к оборотному капиталу.

• Планируйте платежи с учётом дороги. Оплата поставщику и поступления от площадки разнесены во времени на недели, а иногда и на месяцы
• Учитывайте предоплаты отдельно. Аванс поставщику — это ещё не товар в пути, но деньги уже потрачены
• Сопоставляйте длину пути и срок выплат. Если товар едет дольше, чем возвращаются деньги от продаж, каждый цикл роста требует дополнительного капитала

Эти суммы — часть управленческой картины магазина: они не попадают в отчёт о прибыли, но напрямую определяют, хватит ли денег на следующую закупку. Как это связано с остальными отчётами, разобрано на странице про управленческий учёт для маркетплейсов.

Первую половину пути — от оплаты поставщику до отгрузки на площадку — автоматизировать нечем: эти данные есть только у вас, и их придётся вести в таблице или учётной системе. Зато вторую половину площадки отдают по API, и её можно не собирать руками.

• Я Селлер показывает остатки по складам Wildberries и Ozon вместе с товаром в пути к покупателю и в обратной логистике — в одном разрезе по обеим площадкам
• Поставки и приёмки видны отдельно от доступного остатка, поэтому расчёт закупки ведётся от ожидаемого остатка, а не от того, что лежит на складе сегодня

Посмотреть, как это выглядит на живых данных, можно в демо-кабинете без регистрации — /demo-login. Разделение состояний в собственной таблице при этом всё равно стоит сохранить: сервис покажет, что происходит внутри контура площадки, а путь от поставщика до её ворот остаётся вашей зоной учёта.