Складской учёт для маркетплейсов: как вести остатки WB и Ozon
Складской учёт у селлера устроен непривычно: товар физически лежит на чужом складе, пересчитать его руками невозможно, а цифра «доступно к продаже» в кабинете — только часть реальных запасов. Остальное едет на приёмку, лежит в резерве под заказы или возвращается от покупателей. Разберём, из каких состояний складывается настоящий остаток, что вести помимо кабинета, как свести Wildberries и Ozon в одну картину и какие ошибки учёта обходятся дороже всего. Общая рамка темы — на странице про товарный учёт на маркетплейсах.
Чем складской учёт селлера отличается от обычного
В классической торговле складской учёт опирается на физический склад: есть помещение, кладовщик, приходные документы и возможность в любой момент пересчитать полку. У селлера маркетплейса этой опоры нет. Товар принят площадкой, лежит в её ячейках, перемещается между складами без вашего участия и выдаётся покупателям без вашего ведома.
Отсюда главное отличие: вы ведёте учёт по данным, а не по факту. Единственный источник сведений о том, что происходит на складе площадки, — её собственные отчёты. Проверить их можно только косвенно: сопоставив свои поставки, продажи, возвраты и списания с тем, что показывает кабинет.
Вторая особенность — товар почти всегда распределён по нескольким контурам одновременно, и ни один из них не видит остальные:
- Свой контур — товар у поставщика, в дороге, на своём складе или в фулфилменте. Площадка о нём ничего не знает
- Склад площадки — то, что принято и оприходовано по схеме FBO. Виден в кабинете, но не весь одним числом
- Собственный склад под FBS — товар ваш и лежит у вас, но продаётся через витрину площадки и обязан совпадать с выставленными остатками
- Логистика в обе стороны — поставки в пути, заказы в доставке, возвраты в обработке
Практический вывод: складской учёт селлера — это не «программа для склада», а дисциплина сведения нескольких источников в одну таблицу. Программа помогает, но сначала нужно понимать, что именно вы сводите и почему цифры не обязаны совпадать.
В каких состояниях бывает товар
Слово «остаток» скрывает под собой десяток разных состояний. Каждое из них означает разное: одно можно продавать прямо сейчас, другое уже обещано покупателю, третье в принципе не подлежит продаже, но продолжает стоить денег.
| Состояние | Где физически находится | Что с ним можно делать |
|---|---|---|
| У поставщика или на своём складе | Вне контура площадки | Планировать поставку |
| В пути на склад площадки | У перевозчика | Только ждать, продавать нельзя |
| На приёмке | На складе площадки, ещё не оприходован | Ждать оприходования |
| Доступен к продаже | На складе площадки | Продаётся и генерирует хранение |
| В резерве под заказ | На складе площадки | Уже обещан покупателю |
| В доставке покупателю | В логистике площадки | Станет продажей или возвратом |
| Возврат в обработке | Едет обратно или на проверке | Часть вернётся в продажу |
| Брак и невозвратный товар | На складе площадки | Вывоз или утилизация |
Привычная цифра остатка в кабинете обычно показывает одно-два состояния из этого списка. Всё остальное существует, занимает деньги и место, но в этой цифре не видно.
Набор состояний зависит от схемы работы. У FBO большая часть жизненного цикла проходит на стороне площадки, и вы видите её только через отчёты. У FBS товар лежит у вас, зато появляется отдельный риск: выставленные на витрине остатки должны совпадать с реальными, иначе заказ придётся отменять со всеми последствиями для рейтинга.
Комиссии по 60+ категориям, логистика, хранение и налоги — данные из наших калькуляторов. Пришлём на почту бесплатно.
Что вести помимо остатка в кабинете
Минимальный складской учёт селлера — это пять сущностей. Без любой из них картина рассыпается, и вы возвращаетесь к оценкам на глаз:
- Номенклатура. Единый внутренний артикул, к которому привязаны идентификаторы обеих площадок. Это опорная точка всего учёта: без неё один и тот же товар живёт в отчётах под тремя разными именами
- Партии прихода. Дата, поставщик, количество и закупочная цена. Именно партия, а не карточка товара, несёт себестоимость — подробнее в статье про партионный учёт
- Движения. Приход от поставщика, отгрузка на площадку, оприходование, продажа, возврат, списание брака. Каждое движение меняет остаток, и каждое должно быть где-то записано
- Остаток на дату. Не «сколько сейчас», а «сколько было на первое число» — иначе невозможно посчитать оборачиваемость и сверить период
- Себестоимость единицы. Собранная целиком: закупка, доставка до склада площадки, упаковка, маркировка, доля брака партии
Начинать имеет смысл с номенклатуры и партий, а не с красивых отчётов. Если внутренние артикулы и приходы ведутся аккуратно, любой отчёт потом собирается за час. Если нет — отчёты придётся переделывать каждый раз заново.
Как свести Wildberries и Ozon в одну картину
Площадки описывают один и тот же физический товар по-разному. У Wildberries это номенклатура с внутренним идентификатором и баркодами размеров, у Ozon — SKU и артикул продавца. Названия складов, разрезы отчётов и логика группировки тоже не совпадают. Пока у вас нет собственного ключа, сравнить магазины между собой невозможно.
- Заведите внутренний артикул и таблицу соответствий: один товар — одна строка, к ней привязаны идентификаторы всех площадок и штрихкоды
- Разделяйте остатки по площадкам и складам. Wildberries распределяет товар по десяткам региональных складов, и от выбора склада зависит логистика и скорость доставки — как это влияет на продажи, разобрано на странице про склады Wildberries. Ozon оперирует кластерами, и остаток внутри кластера ведёт себя иначе, чем на отдельном складе
- Считайте общий запас отдельно от доступного. Общий запас нужен для закупки, доступный по каждой площадке — для управления продажами
- Сводите в одну единицу измерения. Если один и тот же товар продаётся комплектами разной фасовки, приводите остатки к базовой единице, иначе сумма по магазинам не имеет смысла
Самая дорогая ошибка мультиплатформенного учёта — считать «общий остаток» одним числом и распределять его по площадкам мысленно. В таком учёте товар легко продать дважды: на витрине Ozon он ещё есть, а физически уже уехал на склад Wildberries.
С какой периодичностью обновлять данные
Складской учёт живёт ритмом, а не разовыми подвигами. Полезнее короткая ежедневная проверка, чем героическая сверка раз в квартал, когда исправлять уже нечего.
| Периодичность | Что делаем | Зачем |
|---|---|---|
| Ежедневно | Остатки по складам и продажи за день | Не остаться без товара и вовремя запустить поставку |
| Еженедельно | Сверка продаж и удержаний с отчётом площадки | Понимать, во что обошёлся оборот недели |
| Ежемесячно | Инвентаризация и разметка стока по движению | Найти расхождения и зависший товар |
| По событию | Каждая поставка, приёмка, списание брака | Не терять штуки между этапами |
События важнее календаря: поставка, приёмка и списание должны попадать в учёт в день, когда они произошли, иначе к концу месяца восстановить их по памяти уже нельзя.
Отдельно стоит договориться с собой о том, что считается закрытым периодом. Данные площадок уточняются задним числом: возврат недельной давности изменит цифры прошлого месяца. Если период закрыт, корректировки отражаются текущей датой, а не переписывают историю — иначе отчёты перестают быть сравнимыми.
Аналитика маркетплейсов и юнит-экономика в одном экране: iSeller раскладывает каждый товар на Wildberries и Ozon — от выручки до чистой прибыли.
- ✓Выручка и заказы — в реальном времени
- ✓Все затраты: комиссия, логистика, хранение, реклама, налог
- ✓Чистая прибыль и маржа по каждому артикулу
Ролик собран автоматически из данных вкладки «Финансы» — именно так iSeller видит магазин изнутри.
Открыть демо-кабинет с примером данныхОшибки складского учёта, которые стоят денег
Практически весь ущерб от плохого складского учёта сводится к двум последствиям: заказали лишнее и заморозили деньги либо не заказали вовремя и потеряли продажи. Приводят к ним типовые вещи:
- Учитывать только «доступно к продаже». Товар в пути и на приёмке выпадает из картины — и его закупают повторно
- Считать один остаток на два магазина. Витрины расходятся с реальностью, растут отмены
- Не вести партии. Себестоимость превращается в среднюю по ассортименту, а маржа по конкретному товару становится фикцией
- Вести остаток только в штуках. Штуки не показывают, сколько денег заморожено в запасе, а именно этот вопрос ограничивает закупку
- Не отделять брак от годного товара. Он числится продаваемым, занимает место в планах и искажает оборачиваемость
- Восстанавливать движения по памяти в конце месяца. Про типичную цену такого подхода — в статье о том, чем опасен ручной учёт
От остатков к решениям
Складской учёт сам по себе ничего не приносит — он нужен как основание для четырёх регулярных решений:
- Что и сколько закупать. Остаток плюс товар в пути минус прогноз продаж на срок поставки. Готовая форма расчёта — в шаблоне расчёта поставки
- Как быстро распродаётся запас. Оборачиваемость по каждой позиции считается из остатка и продаж за период — прикинуть можно в калькуляторе оборачиваемости
- Куда отгружать. Распределение запаса по складам и регионам меняет логистику и сроки доставки, а значит и конверсию
- Что выводить из ассортимента. Позиции, которые не движутся, продолжают есть хранение и держать оборотные деньги
Все четыре решения принимаются на одних и тех же данных. Именно поэтому складской учёт разумно строить один раз и целиком, а не собирать отдельную таблицу под каждый вопрос.
Excel или автоматический учёт
Таблица — нормальный старт, пока магазин один, а позиций десятки. Ломается она предсказуемо, на трёх вещах: растёт количество источников данных, данные устаревают быстрее, чем вы их переносите, и каждый ручной перенос добавляет свою ошибку. Обычно это происходит при выходе на вторую площадку или при переходе за сотню активных артикулов.
- Я Селлер подключается к кабинетам по официальным API Wildberries и Ozon с доступом только на чтение и собирает остатки по всем складам обеих площадок вместе с товаром в пути в одну картину
- Себестоимость хранится по каждому артикулу и подставляется в расчёт прибыли автоматически, поэтому запас виден не только в штуках, но и в деньгах
- Уведомления предупреждают о низких остатках заранее — до того, как карточка потеряет позиции из-за отсутствия товара
Посмотреть, как выглядит сведённый складской учёт по двум площадкам, можно без подключения магазина — в демо-кабинете /demo-login. Если пока ведёте руками, держите структуру таблиц такой же: переносить аккуратный учёт в сервис намного проще, чем разбирать хаос.
Посмотрите iSeller на живых данных магазина
Настоящий кабинет продавца: чистая прибыль по каждому товару, реклама, склады и финансы. Не скриншоты — всё кликается. API-ключи не нужны.
Канал «Я Селлер»
Разбираем изменения площадок раньше, чем они ударят по деньгам
Тарифы и комиссии, штрафы, поставки, реклама. Один пост в день, без воды. Под каждым постом — обсуждение с другими селлерами.
Частые вопросы
Что такое складской учёт для селлера маркетплейса?▾
Это учёт всех запасов товара независимо от того, где они физически находятся: на складе площадки, в пути на приёмку, в резерве под заказ, в доставке покупателю, в возврате или на своём складе под FBS. От классического складского учёта он отличается тем, что ведётся по данным отчётов площадки, а не по физическому пересчёту, и требует сведения нескольких источников в одну картину.
Достаточно ли смотреть остатки в кабинете площадки?▾
Нет. Кабинет показывает в основном то, что готово к продаже прямо сейчас, а товар в пути, на приёмке, в резерве и в обработке возвратов в эту цифру не попадает. Если планировать закупку по остатку из кабинета, легко заказать партию повторно и заморозить деньги в запасе, который уже едет на склад.
Как вести складской учёт на WB и Ozon одновременно?▾
Через единый внутренний артикул: заводите свою номенклатуру и привязываете к ней идентификаторы обеих площадок и штрихкоды. Остатки при этом ведутся раздельно по площадкам и складам, а общий запас считается отдельно — он нужен для закупки. Считать один общий остаток и распределять его мысленно нельзя: витрины разойдутся с реальностью и вырастут отмены.
Как часто нужно обновлять данные складского учёта?▾
Остатки и продажи — ежедневно, сверку с отчётом площадки — еженедельно, инвентаризацию и разметку стока по движению — ежемесячно. Отдельно от календаря идут события: поставка, приёмка и списание брака должны попадать в учёт в день, когда произошли, иначе к концу месяца восстановить их по памяти уже невозможно.
Нужна ли программа складского учёта или хватит Excel?▾
На старте, пока магазин один и позиций немного, таблицы достаточно. Она перестаёт работать, когда появляется вторая площадка и сотни артикулов: источников данных становится больше, данные устаревают быстрее, чем их переносят, а каждый ручной перенос добавляет ошибку. Сигнал к переходу — не количество строк, а то, что вы перестали доверять собственной таблице.
Считайте не в теории, а по своим товарам
Подключите магазин Wildberries или Ozon к iSeller — увидите реальную прибыль, комиссии и юнит-экономику каждого SKU автоматически из API маркетплейса.
Попробовать iSeller бесплатноЧитайте самое срочное с маркетплейсов первыми: изменения комиссий, сбои, склады, новые правила WB и Ozon — коротко и по делу.
Все важные новости и изменения на WB и Ozon. Подпишись.
Читайте также
Вся рубрикаУчёт товара в пути: поставки, приёмка и возвраты в остатках
Инвентаризация остатков: как сверить свой учёт с данными площадки
Прогнозирование продаж и остатков: как не остаться без товара
Возвраты на Wildberries: как всё устроено со стороны продавца
Возврат брака: как зафиксировать и что требовать с площадки
Подмена товара при возврате: как поймать и доказать
Инструменты по теме
- Калькулятор логистики — сколько спишут за доставку и невыкуп
- Справочник складов WB — адреса, приёмка и коэффициенты
- Фулфилмент — когда выгодно отдать обработку подрядчику
- Шаблон «Расчёт поставки» — сколько единиц везти на склад