Приёмка товара от поставщика: как не оплатить чужой брак

Приёмка — это точка, где ответственность за товар переходит от поставщика к вам. До неё все претензии обоснованы фактом отгрузки, после — только тем, что вы успели зафиксировать. Подписанная без пересчёта накладная закрывает почти любой спор в пользу поставщика: формально вы приняли всё, что в ней написано.

Дальше цепочка идёт вниз по потоку и дорожает на каждом шаге. Брак, пропущенный на приёмке, вы оплатите дважды: сначала закупочной ценой, потом логистикой на склад площадки, возвратом от покупателя, испорченным отзывом и просевшим рейтингом карточки.

Половина конфликтов при приёмке — это не спор о фактах, а спор о правилах, которых никто заранее не установил. Пункты, которые стоит зафиксировать в договоре или хотя бы в переписке до отгрузки:

• Порядок и сроки приёмки — сколько у вас есть времени на пересчёт и проверку качества, и с какого момента этот срок идёт. Если в договоре ничего нет, спор придётся вести по общим правилам, а они редко на стороне покупателя
• Как фиксируются расхождения — какой документ составляется, нужно ли присутствие представителя поставщика, принимает ли он фото и видео вместо очного осмотра
• Что считается браком — критерии по вашей категории: сколы, пятна, отклонение цвета, кривые швы, неработающая функция. Без списка «брак» будет означать разное для вас и для него
• Комплектность и упаковка — что должно быть внутри единицы товара, в какой индивидуальной упаковке, с какой этикеткой. Это же потом станет требованием площадки
• Кто платит за возврат брака — доставка обратно, замена, довоз недостачи или уменьшение суммы поставки

Отдельно проверьте самого контрагента и его документы на товар — это дешевле сделать до перевода денег, чем после. Порядок проверки описан в статье как проверить документы поставщика, а способы договориться о нормальных условиях — в разборе переговоров с поставщиком.

Приёмка по количеству идёт в два слоя, и путать их нельзя. Сначала считаются грузовые места — коробки, мешки, паллеты, — и проверяется их целостность. Потом вскрываются места и считаются единицы товара внутри.

1. Пересчитайте места и сверьте с транспортными документами. Не сходится — фиксируйте до того, как водитель уехал
2. Осмотрите тару: вскрытые швы, следы влаги, деформация, перемотанный чужим скотчем короб. Повреждённое место вскрывайте первым и снимайте на видео
3. Вскройте и пересчитайте вложение. Полностью — если партия небольшая; выборочно — если крупная, но тогда правило выборки должно быть заранее оговорено
4. Сверьте не только штуки, но и ассортимент: пересорт по размерам и цветам встречается чаще, чем прямая недостача, и обнаруживается позже всего
5. Проверьте, что фактическое количество совпало с документом, а не с вашим заказом. Заказ и поставка — разные величины, спорить можно только по документу

Приёмка по качеству — это не «посмотрели, вроде нормально», а проход по короткому списку, одинаковому от партии к партии. Список зависит от категории, но структура универсальна:

• Внешний вид — то, что покупатель увидит первым: царапины, сколы, пятна, замятия, отклонение оттенка от образца
• Функция — включается, застёгивается, крутится, держит. Проверяется выборочно, но обязательно
• Комплектность — все вложения, инструкции, крепёж, запасные элементы на месте
• Соответствие образцу — тот ли материал, тот ли размер, та ли посадка, что вы утверждали при закупке
• Маркировка единицы — этикетка с обязательной информацией, состав, страна, размер. Требования к ней разбирали в статье про этикетку товара
• Коды маркировки, если категория подлежит обязательной маркировке: коды должны быть, читаться и принадлежать вам

Отдельно сверьте партию с образцом, по которому вы принимали решение о закупке. Подмена материала или упрощение конструкции во второй и третьей партии — типовой сценарий, особенно при работе с новым производством.

Фиксация расхождений — это документ плюс доказательства. Документ без фото слаб, фото без документа не имеет силы. Работающая связка выглядит так:

Если товар вы всё же принимаете, а расхождение фиксируете, приёмный документ подписывается с отметкой о расхождениях — со ссылкой на акт. Отдельная претензия направляется поставщику письменно, а не голосовым в мессенджере: устная договорённость о «довезём в следующий раз» исчезает вместе с менеджером.

Партия без документов на маркетплейсе живёт до первой проверки. Площадка может запросить подтверждение легальности товара в любой момент, и собирать бумаги задним числом у поставщика, который уже получил деньги, — занятие безрадостное. Забирайте сразу:

• Отгрузочный документ — накладная или УПД, по возможности через электронный документооборот, а не бумагой в кабине водителя
• Разрешительные документы на товар — сертификат, декларация или отказное письмо в зависимости от категории, с реквизитами, которые совпадают с вашим товаром
• Документы на бренд, если товар чужой марки: право на продажу, дилерский договор, письмо правообладателя
• Коды маркировки и подтверждение их передачи, если категория маркируемая

Проверьте не факт наличия бумаги, а совпадение реквизитов: наименование, состав, изготовитель и сроки в документе должны соответствовать тому, что реально лежит в коробке. Расхождение здесь — самый частый повод для блокировки карточки при проверке.

Приёмка, которая держится на памяти собственника, ломается на второй поставке подряд. Чтобы она работала одинаково при любом исполнителе, нужны четыре вещи:

1. Единый чек-лист — один лист на партию, где отмечается пересчёт, качество, документы, дата и подпись принимавшего
2. Ответственный — один человек на приёмку, а не «кто свободен». Иначе никто не отвечает за пропущенный дефект
3. Журнал приёмок — дата, поставщик, номер партии, факт против документа, выявленные расхождения. Через полгода это готовая статистика по надёжности поставщиков
4. Разнесение по партиям в учёте — каждая поставка со своей закупочной ценой и своим процентом брака, иначе себестоимость поплывёт

Партионный учёт особенно важен, когда один артикул закупается по разным ценам: почему себестоимость при этом «плавает» и как с этим жить — в статье про партионный учёт. А отбракованное лучше сразу разносить отдельной строкой: тогда реальная себестоимость годной единицы будет честной, а не оптимистичной.

Дальше принятая партия должна сойтись с тем, что видно в кабинетах площадок. Свести собственные остатки с данными WB и Ozon помогает Я Селлер: сервис подключается по официальному API с доступом только на чтение и показывает остатки, продажи и прибыль каждого артикула с учётом себестоимости. Пошаговые разборы по операционке собраны в разделе инструкций.