Доступы сотрудникам: как дать работу и не отдать бизнес

Прежде чем что-то раздавать, полезно разложить доступы по слоям. У продавца их три, и риски у них принципиально разные.

Отдельно стоит держать в голове четвёртый слой, который к маркетплейсам прямого отношения не имеет, но страдает первым: почта, привязанная к кабинету, телефон для подтверждений и банк. Их не выдают никогда и никому, потому что через восстановление доступа они дают контроль над всем остальным. Что ещё относится к зоне исключительно владельца, разобрано в статье что нельзя делегировать.

И Wildberries, и Ozon позволяют не раздавать основной логин, а заводить отдельных пользователей внутри кабинета продавца. Это первое, что стоит настроить, как только появляется второй человек.

• Отдельный пользователь на каждого сотрудника — вход по своим данным, а не по общим. Это даёт главное: видно, кто что сделал
• Ограничение по разделам — сотруднику открываются только те части кабинета, которые нужны для работы
• Отзыв доступа в один шаг — при увольнении отключается конкретный пользователь, остальные продолжают работать

Подробнее про устройство кабинетов и их разделы — в разборах личного кабинета WB Seller и личного кабинета Ozon Seller. Конкретный состав прав площадки периодически меняют, поэтому раздел с пользователями стоит перепроверять раз в несколько месяцев.

API-ключ — это не пароль, а постоянный пропуск, который работает без подтверждений и не привязан к устройству. У него есть несколько неприятных свойств, о которых стоит знать до того, как отправить ключ подрядчику.

• Ключ действует, пока его не отозвали. Смена пароля от кабинета его не отключает
• Ключ обычно не именной. По факту использования нельзя понять, кто именно им воспользовался
• Ключ бывает разного объёма прав. Часть категорий даёт только чтение данных, часть позволяет менять цены, остатки и заказы
• Ключ, отправленный в мессенджер, остаётся в переписке навсегда — включая устройства, к которым вы не имеете отношения

Практическое правило: для сервисов аналитики выдавайте ключ с правами только на чтение, а ключи с правами на изменение создавайте отдельно и под конкретную задачу. Как получить и правильно настроить токен, описано в статье как получить API-ключ Wildberries.

Отдельная задача — дать менеджеру цифры, по которым он работает и по которым вы его оцениваете, но не открывать при этом всю финансовую картину бизнеса и все магазины сразу.

В Я Селлер это решается многопользовательским доступом. Владелец остаётся администратором с полными правами, а каждый сотрудник добавляется отдельным пользователем со своим входом. Дальше настраиваются две независимые вещи:

• Доступ к разделам — включается точечно: аналитика, реклама, лента продаж, заказы, FBS, цены, финансы, товары, склады. Рекламщику можно оставить рекламу и аналитику, закрыв финансы; оператору FBS — только заказы и FBS
• Доступ к магазинам — если у вас несколько магазинов на WB и Ozon, сотруднику отмечаются только те, с которыми он работает. Остальные он просто не видит
• Управление командой и оплата подписки остаются доступны только владельцу — участник туда не попадёт даже по прямой ссылке

Важный побочный эффект: сам токен площадки при этом никому не передаётся. Он вводится владельцем один раз, хранится в зашифрованном виде и сотруднику для работы не нужен — человек видит уже посчитанные цифры. Убрать доступ — одно действие: пользователь удаляется, а ключи площадки при этом остаются нетронутыми и остальные интеграции не ломаются. Как выглядит сама сводная картина по магазинам, показано в разборе оцифровки маркетплейсов.

Общий принцип, к которому сводится всё вышесказанное: человек получает ровно тот доступ, который нужен для его текущих задач, и не более. Не «на всякий случай», не «чтобы потом не просить».

1. Начните с нуля, а не с полного доступа. Выдавайте права по мере появления задач, а не заранее
2. Разделяйте чтение и изменение. Смотреть цифры и менять цены — разные права, и большинству сотрудников нужно только первое
3. Именной доступ вместо общего. Один человек — одна учётная запись, всегда
4. Фиксируйте выдачу. Простой список: кому, что, когда выдано. Без него снять доступы при увольнении невозможно физически
5. Ревизия раз в квартал. Роли меняются, доступы остаются — за год их накапливается больше, чем нужно

Момент расставания — самый уязвимый. Обычно всё делается в спешке и наполовину. Пройдите список целиком, желательно в тот же день.

1. Отключить пользователя в кабинетах Wildberries и Ozon — по каждому магазину отдельно
2. Отозвать API-ключи, которые создавались под этого человека или под его подрядчиков
3. Удалить пользователя в сервисах аналитики и во всём, что подключено к магазину
4. Сменить пароли там, где доступ был общим и разделить его не успели
5. Отключить от рабочих чатов и папок с документами, прайсами, контактами поставщиков
6. Забрать доступ к почте и телефону, если сотрудник имел к ним отношение — восстановление аккаунта идёт именно через них
7. Проверить сторонние сервисы: репрайсеры, бидеры ставок, боты, планировщики — про них забывают чаще всего

Действовать нужно в понятном порядке: сначала перекрыть, потом разобраться, что успели сделать.

1. Отозвать все API-ключи сразу — это быстрее всего и перекрывает автоматические действия
2. Сменить пароль от кабинета и от почты, к которой он привязан
3. Проверить последние изменения: цены, остатки, статусы карточек, рекламные кампании и их бюджеты, реквизиты для выплат
4. Проверить реквизиты выплат в первую очередь — это самая опасная строка из всех
5. Написать в поддержку площадки, если видите действия, которых точно не совершали
6. Пересобрать доступы заново по принципу минимальных прав, а не восстанавливать как было

Резкие изменения в ценах и рекламе проще всего заметить не глазами, а по расхождению показателей: скачок расхода при неизменных заказах, падение средней цены продажи, всплеск отмен. Если такие цифры собраны в одном месте, аномалия видна в тот же день, а не в конце месяца. Что ещё приводит к потере карточек и магазина — в статье как избежать блокировки.