Доказательства для суда: что собирать селлеру

Первый вопрос в любом споре о деньгах: чем подтверждается ваша сумма. Первичка на закупку — это то, что превращает заявление «товар стоил столько-то» в проверяемый факт.

• УПД, товарные накладные, счета-фактуры от поставщика — по каждой партии, с привязкой к номенклатуре.
• Договор с поставщиком и спецификации: они объясняют цену и условия.
• Платёжные поручения и выписки по счёту — подтверждают, что закупка действительно оплачена.
• Документы на сопутствующие расходы: доставка до склада площадки, упаковка, маркировка, услуги фулфилмента.
• Для собственного производства — калькуляция себестоимости и документы на сырьё.

Отчётность площадки — ваш основной источник цифр по спорному периоду. Проблема в том, что доступ к ней конечен: глубина хранения ограничена, старые периоды закрываются, а при блокировке кабинета вы теряете доступ ко всему сразу. Выгружать нужно до конфликта, а не во время.

• Отчёты о реализации и детализация по ним — по каждому периоду, в исходном формате выгрузки.
• Данные о поставках и приёмке: заявленное и фактически принятое количество, акты расхождений.
• Остатки на складах и движение товара по датам — чтобы показать, когда позиция исчезла.
• Начисления и удержания построчно: штрафы, логистика, хранение, эквайринг.
• Данные по возвратам и невыкупам, если спор связан с возвратным потоком.

Выгрузки храните в том виде, в котором их отдала площадка, и рядом — свою рабочую копию. Переработанная таблица без исходника выглядит как ваши расчёты, а не как данные ответчика.

Об этом почти никто не вспоминает, а норма прямая: если с вашим товаром на складе что-то случилось, собирать доказательства и без промедления сообщать вам — обязанность стороны, у которой товар находится.

Поэтому запросы в поддержку стоит формулировать не как «помогите разобраться», а как требование предоставить документы: акт приёмки, данные о фактически принятом количестве, результат внутреннего разбирательства, сведения о судьбе конкретных единиц товара.

Тикеты — не решающее, но очень полезное доказательство: они показывают хронологию и то, что вы заявляли о проблеме своевременно. Проблема в том, что переписка живёт в чужой системе и может стать недоступной.

1. Фиксируйте номер обращения и дату при каждом контакте.
2. Выгружайте или скриншотьте всю ветку целиком, а не отдельные реплики: вырванная фраза легко объясняется контекстом.
3. Скриншот делайте так, чтобы в кадр попали дата, время, номер обращения и адресная строка.
4. Ответы поддержки, где признаются факты — «поставка принята не полностью», «товар не найден», — сохраняйте отдельной папкой: это самые ценные документы в вашем комплекте.
5. Дублируйте ключевые запросы письмом на официальный адрес: у письма есть отправитель, дата и текст, которые не зависят от чужого интерфейса.

Споры о недостаче при приёмке почти всегда упираются в один вопрос: сколько единиц реально уехало со склада продавца. Если ответа нет у вас, ответ будет у площадки.

• Видеозапись комплектации и упаковки короба: непрерывно, с видимым пересчётом и заклейкой.
• Фото короба до и после упаковки, с читаемым штрихкодом и маркировкой.
• Реестр вложений по коробу и его сопоставление с заявкой на поставку.
• Документы перевозчика, если поставку везёт транспортная компания: экземпляр накладной с отметками.
• Единая система именования файлов — по номеру поставки и коробу, иначе через три месяца в архиве ничего не найти.

Как это работает применительно к недостачам, разбираем в материалах недостача при приёмке WB и доказательства утраты товара.

Именно поэтому мы держим в «Я СЕЛЛЕР» собственную историю по каждому артикулу — заказы, продажи, удержания и остатки складываются в вашу базу и остаются доступными, даже если период в кабинете уже закрыт. Это не заменяет первичку, но избавляет от ситуации, когда цифры спорного месяца просто негде взять.